Randevu yazılımı nasıl seçilir? 12 soruluk kontrol listesi

Kısa cevap

Randevu yazılımı seçerken önce danışan verilerinin nasıl korunduğunu, ardından hatırlatma kanallarını, takvim senkronunu, online görüşme ve ödeme desteğini, markalı site imkânını, mobil uygulamayı, fiyatların açıklığını, veri dışa aktarmayı, destek kalitesini, dil seçeneklerini ve büyüdükçe ölçeklenebilmeyi değerlendirin. On iki soruyu deneme sürecinde gerçek bir randevuyla test etmek en güvenilir yöntemdir.

Psikolog, diyetisyen, koç ya da salon sahibi olarak bir randevu yazılımı, her gün kullanacağınız ve danışanlarınızın sizinle ilk temas ettiği yerdir. Özellik listeleri birbirine benzediği için karar çoğu zaman fiyata indirgenir. Oysa asıl fark, ayrıntılarda ve deneme sürecinde sorduğunuz sorularda ortaya çıkar. Aşağıdaki liste, herhangi bir aracı sıralamadan, kendi ihtiyacınıza göre değerlendirme yapmanız için hazırlandı.

Kontrol listesi bir bakışta

1. Danışan verileri nasıl korunuyor?

Randevu formunda danışanınız çoğu zaman adından fazlasını paylaşır: şikâyetini, sağlık durumunu, beslenme alışkanlıklarını. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlar. Bu, psikologlar ve diyetisyenler için güvenlik sorusunu listenin başına taşır.

Sağlayıcıya sormanız gerekenler:

• Veriler aktarım sırasında (TLS/SSL) ve depolanırken şifreleniyor mu? İletişim bilgileri ve form yanıtları gibi hassas alanlar ayrıca alan düzeyinde şifreleniyor mu?
• Veriler hangi ülkede, hangi altyapıda barındırılıyor?
• Panelinize kimlerin, hangi yetkiyle erişebildiği yönetilebiliyor mu?
• Hesabınız için iki adımlı doğrulama gibi ek bir giriş koruması var mı? ABD Siber Güvenlik Ajansı CISA, çok faktörlü doğrulamayı açan kullanıcıların hesaplarının ele geçirilme ihtimalinin belirgin biçimde düştüğünü vurgular.

Net bir cümle beklemelisiniz: "Verileriniz sizindir" ve arkasından bunun nasıl sağlandığını anlatan somut bir mekanizma. Genel "güvenliğiniz bizim için önemli" ifadeleri tek başına yeterli değildir.

2. KVKK süreçleri yazılımın içinde nasıl işliyor?

Kanun'un 12. maddesinin ikinci fıkrası açıktır: veriler sizin adınıza başka bir kişi tarafından işlendiğinde, güvenlik tedbirlerinin alınmasından o kişiyle müştereken sorumlu olursunuz. Yani yazılım seçimi, uyum yükümlülüğünüzün bir parçasıdır.

Pratikte şunlara bakın:

• Randevu sırasında aydınlatma metni gösteriliyor ve açık rıza alınıyor mu?
• Verilen onaylar, ileride kanıt olarak kullanılabilecek şekilde arşivleniyor mu?
• Analitik için toplanan IP adresleri ham hâlde mi saklanıyor, yoksa maskeleniyor mu?
• Veriler yurt dışında barındırılıyorsa, Kanun'un 9. maddesindeki yurt dışına aktarım şartları için hangi güvenceler kullanılıyor?

3. Hangi hatırlatma kanalları var ve ne kadar esnek?

Hatırlatmaların işe yaradığına dair güçlü kanıt var. Cochrane'in sağlık randevularına yönelik sistematik derlemesine göre SMS hatırlatması alan gruplarda katılım oranı yüzde 78,6, hiç hatırlatma almayanlarda yüzde 67,8 olarak ölçülmüştür (7 çalışma, 5.841 katılımcı, orta kalitede kanıt).

Değerlendirmeniz gerekenler:

• Kanallar: WhatsApp, SMS, e-posta ve mobil bildirim seçeneklerinden hangileri var?
• Zamanlama: Hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini siz belirleyebiliyor musunuz?
• WhatsApp altyapısı: İşletmelerin WhatsApp üzerinden, danışanın son mesajından 24 saat sonra gönderdiği mesajlar Meta onaylı şablonlarla gönderilmelidir. Kişisel numaranızdan elle mesaj atmak ölçeklenmez.
• Gönderici adı: SMS'ler tanınmayan bir numaradan mı, yoksa markanızı ya da sağlayıcının tescilli adını taşıyan bir başlıktan mı gidiyor?
• Kotalar: Aylık mesaj limiti planınıza göre nasıl değişiyor?

Konuyu derinlemesine incelemek isterseniz no-show azaltma ve WhatsApp randevu hatırlatma sayfalarımıza göz atabilirsiniz.

4. Takvim senkronu tek yönlü mü, iki yönlü mü?

Tek yönlü senkron yalnızca yazılımdaki randevuları kişisel takviminize yazar. İki yönlü senkron ise kişisel takviminizdeki etkinlikleri de dolu saat olarak görür ve o saatlere randevu alınmasını engeller. Aynı gün hem özel hayatını hem danışanlarını yöneten bir uzman için fark büyüktür.

Deneme sürecinde Google Takvim'inize bir etkinlik ekleyin ve randevu sayfanızda o saatin kapanıp kapanmadığını kontrol edin.

5. Online görüşme linkleri otomatik oluşuyor mu?

Online seans yapıyorsanız her randevu için elle Zoom veya Google Meet linki oluşturup göndermek zaman alır ve hataya açıktır. Linkin randevu onaylandığında otomatik oluşup danışana iletilmesini arayın. Hem yüz yüze hem online çalışıyorsanız, hizmet bazında iki seçeneği de sunabilen karma (hibrit) randevu desteği önemlidir.

6. Ödeme nasıl alınıyor?

Ödeme ihtiyacı mesleğe göre değişir. Bir salon için kapora, bir koç için paket ödemesi, bir psikolog için seans sonrası ödeme daha yaygın olabilir. Sorulacaklar:

• Kartla ön ödeme alınabiliyor mu? Hangi ödeme altyapısı kullanılıyor?
• Havale/EFT veya "sonra öde" gibi seçenekler var mı?
• Ödeme durumu randevu kaydında görünüyor mu?
• İşlem komisyonu yazılım ücretine ek olarak mı alınıyor?

7. Kendi markalı siteniz ve alan adınız olabilir mi?

Danışanınız randevu linkine tıkladığında sizin markanızı mı, yoksa yazılımın markasını mı görüyor? Bir randevu linki ile markalı bir randevu sitesi aynı şey değildir. Hizmetlerinizi, hakkınızdaki bilgiyi ve sık sorulan soruları içeren bir sayfa, Instagram profilinizde ve Google aramalarında daha güven verici görünür.

Kontrol edin: alt alan adı (ör. adiniz.saglayici.com) ile başlayıp ileride kendi alan adınıza (ör. adiniz.com) geçebiliyor musunuz, SSL sertifikası otomatik mi? Ayrıntılar için özel alan adıyla randevu sayfasına bakabilirsiniz.

8. Mobil uygulama var mı, yoksa yalnızca mobil uyumlu site mi?

Mobil uyumlu bir panel ile ayrı bir iOS ve Android uygulaması farklıdır. Uygulama, yeni randevu, iptal ve ödeme bildirimlerini anlık push bildirimi olarak almanızı sağlar. Gün boyu seanstan seansa geçen biri için bu, e-posta kutusunu kontrol etmekten çok daha pratiktir.

9. Fiyatlar açık ve öngörülebilir mi?

Şeffaf fiyatlandırmanın işaretleri:

• Plan fiyatları web sitesinde herkese açık yazıyor.
• Her planın randevu, mesaj ve depolama limitleri tablo hâlinde gösteriliyor.
• Limit aşıldığında ne olacağı (ek kredi, otomatik yükseltme, durdurma) açıkça belirtiliyor.
• Aylık ve yıllık ödeme seçenekleri ile vergilerin dahil olup olmadığı yazıyor.
• Ücretsiz plan veya deneme için kredi kartı istenip istenmediği belli.

"Fiyat için bizimle iletişime geçin" ifadesi, tek başına çalışan bir uzman için genellikle sürecin karmaşık olacağının işaretidir.

10. Verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz?

Bir gün araç değiştirmek isteyebilirsiniz. Danışan listenizi ve randevu geçmişinizi alamıyorsanız, yazılım sizi değil siz yazılımı taşırsınız. Sorun:

• Randevu kayıtları PDF veya tablo formatında indirilebiliyor mu?
• Toplu dışa aktarma var mı, yoksa talep üzerine mi yapılıyor?
• Hesap kapatıldığında veriler ne kadar süre saklanıyor ve nasıl siliniyor?

11. Destek nasıl işliyor?

Sorun genellikle en yoğun gününüzde çıkar. Deneme sürecinde destek ekibine gerçek bir soru gönderin ve yanıt süresini not edin. Ayrıca yazılımın arama yapılabilir, güncel bir dokümantasyonu olup olmadığına bakın; basit soruların çoğu orada çözülür.

12. Dil seçenekleri ve ölçeklenebilirlik yeterli mi?

Yurt dışında yaşayan danışanlarınız varsa randevu sayfanızın ve bildirimlerin İngilizce sunulabilmesi önemlidir. Ölçeklenebilirlik tarafında ise şunlara bakın:

• Birden fazla takvim (ör. iki farklı lokasyon veya ekip arkadaşı) eklenebiliyor mu?
• Hizmet sayısı ve aylık randevu limiti büyümenize yetiyor mu?
• Plan yükseltirken verileriniz ve siteniz olduğu gibi kalıyor mu?

Bir yazılımı deneme sürecinde nasıl test edersiniz?

Özellik listesini okumak yerine şu beş adımlık testi uygulayın:

1. Kendi telefonunuzdan, danışan gibi bir randevu alın ve sürecin kaç adım sürdüğünü sayın.
2. Randevuyu iptal edip yeniden planlayın; iki durumda da gelen bildirimleri kontrol edin.
3. Google Takvim'inize bir etkinlik ekleyin ve randevu sayfanızda o saatin kapanıp kapanmadığına bakın.
4. Randevu formunda paylaştığınız bilgilerin panelde nasıl göründüğünü ve kimlerin görebildiğini inceleyin.
5. Destek ekibine bir soru gönderin ve yanıt süresini not edin.

Global araçlarla adil bir karşılaştırma görmek isterseniz karşılaştırma sayfalarımıza göz atabilirsiniz.

Ranovu bu kontrol listesinde nerede duruyor?

Ranovu'nun bu listeye nasıl yanıt verdiğini, doğrulanmış bilgilerle özetliyoruz:

• Güvenlik ve gizlilik: Danışanlarınızın iletişim bilgileri ve notlarınız şifreli saklanır; her hesabın kendi şifreleme anahtarı vardır (AES-256). Notlarınız danışanınıza gösterilmez. Her randevu formunda onay adımı vardır ve kapatılamaz. Danışanın yüklediği dosyalar virüs taramasından geçer. Ayrıntılar güvenlik dokümantasyonunda.
• Hatırlatma ve takvim: Meta onaylı WhatsApp şablonları, e-posta, mobil push ve "RANOVU" gönderici başlıklı SMS (Ultra planında aylık kota, tüm planlarda ek kredi). Google Takvim ile iki yönlü senkron ve otomatik Google Meet linki Premium ve üzeri planlarda (ücretsiz planda 30 gün deneme), otomatik Zoom linki Ultra planda.
• Ödeme ve site: Randevuda kartla (PayTR) veya IBAN ile ödeme Elite ve Ultra planlarda; her planda ücretsiz veya yerinde ödemeli randevu. Roon kısa bir sohbetle mesleğinize göre sitenizi yazar ve yayınlar; Ultra planda kendi alan adınızı bağlayabilirsiniz, SSL otomatik.
• Mobil, dil ve ölçek: iOS ve Android uygulaması, Türkçe ve İngilizce arayüz. Ücretsiz planla başlayabilirsiniz; takvim sayısı 1'den 4'e, aylık randevu limiti 30'dan sınırsıza kadar plana göre artar. Güncel fiyatlar ve limitler fiyatlandırma sayfasında ve plan rehberinde.
• Kayıt ve destek: Randevu özeti PDF olarak indirilebilir (Premium ve üzeri). Destek help@ranovu.com ve iletişim formu üzerinden.

Mesleğinize özel kullanım için psikolog, diyetisyen, yaşam koçu ve kuaför sayfalarına göz atabilirsiniz.